Sverum

Underentreprenörer

Dela handlingar med underentre­prenörer, och stäng av dem när uppdraget är klart

Handlingar som mejlas till en UE finns kvar långt efter att uppdraget är slut. I Sverum har UE åtkomst så länge ni bestämmer, och inte längre.

Boka en genomgång Prova i 14 dagar

UE-kedjan är svår att överblicka

En UE får ritningar och beskrivningar, och delar dem med sina montörer och ibland med en egen underleverantör. Personal byts, avtal avslutas och nya revisioner kommer. Kopiorna finns kvar i mejl, på USB-minnen och i telefoner.

När ni ska dela känsliga handlingar med en underentreprenör vill beställaren ofta veta vilka som har haft åtkomst, och kunna lita på att den upphör när uppdraget är slut. Med mejl går det inte att svara på.

Från inbjudan till avstängning

  • Före: inbjudan och sekretessförbindelseInbjudan är bunden till UE-personens e-postadress, gäller i 72 timmar och kan användas en gång. Sekretessförbindelsen godkänns före första åtkomst och bekräftas med en kod via e-post.
  • Under: bara det som rör uppdragetBegränsa UE till sina mappar. Externa är läsare som standard, och ni kan låta en UE ladda upp till exempel egenkontroller. Dokumenten visas med vattenmärke, utan nedladdning om ni inte tillåter den.
  • När avtalet tar slut: åtkomsten upphörEtt slutdatum stänger åtkomsten vid den tidpunkten. En återkallning gäller direkt och stänger öppna dokument inom sekunder.
  • Efteråt: loggen visar vem som hade åtkomstVarje tillägg, ändring och återkallning loggas med tid, liksom öppningar, lästa sidor och nedladdningar. Ni kan visa vem som hade åtkomst vid en viss tidpunkt.

När beställaren ställer krav på underleverantörer

Många beställare kräver att underleverantörer godkänns innan de får tillgång till uppdragets information. Trafikverket gör det i avtalsbilagan TMALL 1588. Kopplar ni beställaren till projektet som kund kan den kräva att varje ny extern part godkänns av dess kontaktperson innan inbjudan börjar gälla. Beslutet och motiveringen loggas.

Beställarens kontaktpersoner ser också vem som har och har haft åtkomst, och kan få en loggrapport varje vecka eller månad. Ni slipper skicka listor. Att meddela beställaren när någon slutar är fortfarande er uppgift, men i Sverum gäller en återkallning direkt och loggas med tid.

Säkerheten bakom

  • Data i SverigeDatabasen, de krypterade filerna, loggboken och säkerhetskopiorna lagras i Sverige, hos underbiträdet BeeByte AB.
  • Krypterat per projekt och filVarje projekt och varje fil har en egen nyckel. Filerna krypteras redan i webbläsaren och skrivs aldrig i klartext till disk.
  • Ingen tredjepartsspårningInga analysverktyg, spårare eller externa skript, varken i appen eller på webbplatsen.
  • Öppet beskrivetLäs säkerhetsbeskrivningen. Ska Sverum godkännas som underleverantör finns svaren i leverantörsunderlaget.

Så kan det se ut

Exempel: en entreprenadingenjör på en byggentreprenör har ett uppdrag att lägga om VA-ledningar i ett bostadsområde. Rörentreprenören som UE bjuds in till mappen för ledningsritningar, med slutdatum när UE-avtalet löper ut. UE:s egen underleverantör för schaktning bjuds in direkt av entreprenadingenjören, med en egen mapp. När schaktningen är klar återkallas den åtkomsten, och loggen visar vem som hade åtkomst och när.

Vanliga frågor

Hur stänger vi av en UE när uppdraget är klart?

Återkalla åtkomsten på projektets medlemssida. Nästa anrop nekas, och ett öppet dokument stängs inom sekunder. Har ni satt ett slutdatum upphör åtkomsten av sig själv. Historiken över vem som haft åtkomst finns kvar.

Kan UE dela vidare till sin egen underleverantör?

Inte i Sverum. Bara projektets ägare kan bjuda in. Bjud in UE:s underleverantör direkt, med egen behörighet. Har ni tillåtit nedladdning kan en fil förstås skickas vidare, men en nedladdad PDF bär ett id som spårar den till nedladdningen.

Behöver UE betala?

Nej. Ni betalar per aktivt projekt, aldrig per användare. Underentreprenörer bjuds in utan kostnad.

Ser UE att läsningen loggas?

Ja. Visaren visar alltid att läsningen loggas, och vattenmärket med läsarens namn syns på varje dokument.

Var lagras data?

I Sverige, hos underbiträdet BeeByte AB. Det gäller databasen, de krypterade filerna, loggboken och alla säkerhetskopior. Inga projektdata skickas till tjänster utanför Sverige.

Läs också

Bjud in nästa UE i ett projektrum.

Boka en genomgång, eller skapa ett konto och prova Sverum i 14 dagar. Vi kontrollerar uppgifterna och aktiverar kontot, och ingen betalning sker under provperioden.

Boka en genomgång Prova i 14 dagar